PREZENTACIJA

Nekaj nekaj opornih točk pri pripravah na predstavitev. Posebej smo pozorni na alineje, ki so označene z zvezdicami (*).

Kako se lotiti prezentacije?

  • Prezentacija ni enostavna kot morda zgleda na TV. Dobrodošlo je sicer nekaj talenta, predvsem pa je potrebno precej prakse, najpomembnejše pa so priprave.
  • Prezentacija je sicer v raziskovanj nesorazmerno pomembna - lahko naredimo sijajno raziskavo, pa jo s slabo prezentacijo povsem degradiramo. In obratno - z odlično prezentacijo lahko zakrijemo marsikatero šibko točko. Če smo za raziskavo porabili  npr. več sto 100 ur je zato smiselno porabiti za prezentacijo kako urico več. Verjetnost, da bo kdo bral naše poročilo, je zelo majhna, zato je prezentacija ciljni publiki izjemo pomembna.
  • Prezentacija prvenstveno služi interakciji in ne enosmernem komuniciranju ali celo nastopaštvu. Čas razprave naj bo primerljiv s časom prezentacije; minimum je vsaj eno četrtino (15 minut vs. 5 minut).
  • Običajne prezentacije: 5-10 minut, pomembne prezentacije: 30-60 minut. Toda tudi 3 minute je povsem dovolj, da skomuniciramo bistvene ugotovitve.

Priprava in odziv publike

  1. Pozornost rapidno upade po 5-10 minutah.
  2. Prezentacije za naročnika (npr. v marketinškem raziskovanju) so specifične - običajno je manj kot 10 poslušalcev in vsi so zelo motivirani ter problematiko dobro poznajo.
  3. Sedežni red publike: če je mogoče v krogu.
  4. Seznaniti se je treba vnaprej s publiko (interesi, število, strokovnost) in prilagoditi.

Struktura jedrnate predstavitve

  1. Dva osnovna pristopa:
    • poanta na začetku, sledi razlaga,
    • princip zgodbe: postopno se bližamo glavni poanti (bolj zahtevno).
  2. Strukturiranje snovi: upoštevajmo drevesno razdelitev na tri na vseh korakih.
  3. Upoštevamo uvod, jedro, zaključek.
  4. Skrbimo za rdečo nit.
  5. Priporočljivo je na koncu vrniti se na uvodni stavek ali misel.

Priprave na prezentacijo

  1. Priprave - ključ uspeha.
  2. Bistveno: materijo moramo suvereno poznati.
  3. *Predhodni preizkus prezentacije (stoje, na glas, v timing-u), sami ali še bolje z bližnjimi.
  4. Razmerje: 3.5 ure priprave za 10 minut pomembne prezentacije (po tem ko so vsa gradiva na voljo in zbrana).

Uvod v prezentacijo pred publiko

  1. *Najprej se predstavimo, sledi navedba naslova oziroma vsebine ter kratek oris strukture prezentacije. Sledi sama prezentacija ter povzetek.
  2. Včasih je primerna uvodna pritegnitev pozornosti (anekdota, živa predstavitev problema, dramatiziranje, napoved zgodbe, ....
  3. Če je mogoče, vnesemo malo humorja; potrebna pa je previdnost.

Potek prezentacije

  1. **Skrbimo za timing. Prekoračitev planiranega časa je nesprejemljiva.
  2. Primerno je, da prezentacija poteka kot sproščen komentar vizualne predstavitve (prosojnice, ppt).
  3. Le izjemoma si zapišemo oporne točke na kak poseben list ali listek (najbolje sicer na interno kopijo PPT) - in če že, naj bo to posebej razločno  (da znamo v  izpostavljeni situaciji hitro prebrati), npr. miselni vzorci, dodatni komentarji. V splošnem pa se temu izogibajmo in sledimo zgolj prosojnicam oz. ppt.
  4. Čim manj formul in tehničnih elementov, zgolj če je res nujno in če bo publika zanesljivo razumela, sicer je to zelo neproduktivno, saj frustrira in vzpostavlja občutek, da gre za nerazumljive reči.
  5. Čim manj kompleksnih in kompliciranih vsebin.
  6. *Čim manj detajlov, ampak se koncentriramo na bistvo (big picture), umestimo ga v najširši kontekst, morebitni odločitveni  problem naročnika oziroma v poslanstvo celega projekta. Če gre npr. za študentski seminar projekt, prakso,… izpostavimo kaj smo se naučili ipd..
  7. Vse morebitne številke postavimo v nek kontekst, jih primerjamo komentiramo, evalviramo.
  8. Navajamo predvsem (nova in zanimiva) dejstva.
  9. Ločimo dejstva od mnenj.
  10. Navajajmo mogoče ugovore in omejitve.
  11. Skrbimo za živahnost prezentacije - po potrebi interveniramo.

Na kaj moramo biti pozorni pri zaključku?

  1. Zaključek - okoli petino prezentacije.
  2. Ob koncu se vrnemo na začetne obljube ali ideje.
  3. Konec naj bo čim bolj formalen (zahvala,...).
  4. Eksplicitno vzpodbujanje občinstva k vprašanjem.

Kako se odzvati na vprašanja po prezentaciji?

  1. Če je vprašanje iz publike, ga je najprej dobro ponoviti, da preverimo razumevanje.
  2. Z osebo, ki vpraša, kontaktiramo spoštljivo in osebno.
  3. Odgovarjamo avtoritativno.
  4. Ne meglimo, če ne vemo.
  5. Po odgovoru je dobro vprašati, če je to bil res odgovor.
  6. Na provokativna vprašanja ne zaostrovati.
  7. Pravilno ogovarjanje publike.

Nekaj napotkov kako uspešno predstaviti prezentacijo ...

  1. Pozitivna nota v nastopu, pozitivno mišljenje.
  2. Mi namesto jaz.
  3. Skromnost, vljudnost.
  4. Oseben kontakt (pogledi)
  5. Absolutna suverenost, kompetentnost in avtoritativnost, ne pa tudi vzvišenost.
  6. Prepričljivost, iskrenost.
  7. Udarnost, nobenega opravičevanja za pomanjkljivosti (ki tako ali tako vedno obstajajo), posebej pa ne kakega uvodnega opravičevanja že kar v prvem stavku.
  8. Konstruktiven poziv k akciji.
  9. Publika naj odnese tudi občutek prijetnosti ("fun") in koristnosti.
  10. Izogibamo se prehitrega govorjenja in preskakovanja tem.
  11. Brez momljanja, brez ponavljanja besed, brez odvečnih besed.
  12. Izogibamo se monotonosti.
  13. Ne izogibamo se svojega dialekta (vendar z njim ne pretiravamo), bodimo naravni.
  14. Oči: stik z občinstvom, opazovanje publike.
  15. Ne pretiravajmo z gledanjem v oči, posebej ne koncentracija le na eno osebo ali dve.
  16. Naš izgled: urjen, predvsem pa naj ne krade pozornosti.
  17. *Govorica telesa: sproščenost, bodimo kar smo - to je v bistvu najbolj pomembno priporočilo za izvedbo prezentacije
  18. Uporabljajmo geste učinkovito, vendar ne teatralično.

Kako se spopasti s tremo?

  1. Trema - kaj priporočajo priročniki:
    • kontroliramo dihanje,
    • napnemo in sprostimo mišice,
    • sistematično odženemo škodljive misli, koncentriramo se na vsebino,
    • kozarec vode,
    • upočasnimo,
  2. Nekateri svetovalci priporočajo nekaj fizičnega, npr. sprehod, posebej pa sproščajoče poskakovanje (npr. za odrom), če imamo za to seveda čas in prostor.
  3. Ne pozabimo: publika je v bistvu na naši strani, želi da izpademo dobro, želi zvedeti nekaj zanimivega, kar jim znamo ponuditi, publika so normalni ljudje, taki kot mi.

Uporaba tehnike pri prezentaciji

  1. V kar največji meri uporabimo vso dostopno tehniko.
  2. Uporabimo čim več pripomočkov (npr. tabla in plus prosojnice).
  3. Predhodno se seznanimo s tehničnimi možnostmi.
  4. **Pred predstavitvijo preveriti tehniko – zelo pomembno. (npr. Ali je moj notebook kompatibilen s projektorjem? Se moje diskete ali USB  sploh dajo prebrati?). Vsekakor že pred predstavitvijo preverimo delovanje projektorja in naložimo naše datoteke.
  5. *Če publika nima raziskovalnega poročila, pa tudi sicer, je zelo priporočljivo razdeliti izročke (handouts) stran ali dve osnovnih ugotovitev oziroma tabel (ali PPT izpis), kamor lahko poslušalci kaj zapišejo –  vse to je izjemno učinkovito in dramatično poveča moč in učinek naše predstavitve. V primeru raziskovalnega poročila, pa seveda publiki, če je to mogoče (imamo URL ali emaile) vnaprej in če to poročilo obstaja vsaj v draftu, pošljemo dostop do poročila.

Priprava prosojnic kot pripomoček pri predstavitvi

  1. Ena prosojnica (ali  ena PPT stran) - v grobem in tipično traja 1 minuto, vendar lahko tudi do 3 minute na projektorju, skrajna spodnja meja pa je pol minute.
  2. Običajno je torej prosojnic kolikor je minut, vendar so odkloni lahko veliki glede na tip in naravo prezentacije.
  3. *Bistveno: ne beremo, ampak pripovedujemo prosto, sproščeno, komentiramo.
  4. Na prosojnice običajno ne pišemo celih stavkov.
  5. Odstraniti prosojnico takoj, ko ni več potrebna.
  6. Če je možno - dva projektorja.
  7. Vsaka prosojnica mora biti enostavna in samostoječa - doumeti jo moramo brez težav v pol minute.
  8. V primeru kvalitativne študije citiramo izjave.
  9. V primeru kvantitativne študije uporabljamo čim več enostavne grafike. Kompleksne in nepregledne tabele ali grafi z majhnimi črkami ne pridejo v poštev.*
  10. Strukturni krogi (cca do 6 krogov, od večjega k manjšem, urin kazalec).
  11. Histogram (6-8 razredov, jasnost oznak, viri).
  12. *Ne več kot 6-10 vrstic na prosojnico. Smiselno ne vključujemo tudi preveč grafike.
  13. *Velikost črk: skrajni  minimum 15 pt (bolj priporočljivo vsaj 18 pt), naslovi bold 22 ali 24.
  14. Uporabljamo standardne polne fonte (torej npr.Ariel in NIKAKOR NE npr. Times new roman)
  15. Profesionalnost prosojnic je dobrodošla (okvir, barve), predvsem pa kak logotip projekta ali organizacije.
  16. Ročno napisane prosojnice so včasih lahko bolj učinkovite kot računalniške. Občasno se namreč vrnejo trendi bolj osebnih prosojnic (vendar ne za področje marketinškega raziskovanja), čeprav je res, da je to lahko izjema v posebnih situacijah. Praviloma PPT.
  17. *Vedno velja na kratko pogledati prosojnico, ki je na platnu, čeprav smo v celoti gledano seveda obrnjeni k publiki in NIKAKOR  ne gledamo kar naprej k platnu ali sami prosojnici.
  18. *Prosojnico kažemo na platnu, ne na projektorju ali monitorju (palica, lučka, roka).
  19. Imejmo pri roki flomaster za prosojnice oziroma flomaster/kredo za dodatna pojasnila na tablo.
  20. Papir, ki postopno odgrinja prosojnico, je lahko pod prosojnico. Podobno za navajanje najbolj pomembnih ugotovitev uporabimo dinamično prikazovanje alinej PPT stran.

Kako pripravimo PPT Prezentacije?

  1. Če je le mogoče, preverimo, ali bomo predstavili res zadnjo verzijo PPT, če ni zadnja, so lahko posledice katastrofalne, zamenjava pa se lahko zgodi kar hitro, še posebej, če smo zaključevali v časovni stiski.
  2. Smiselno velja upoštevati vsa splošna navodila za prosojnice.
  3. Pri večjih prezentacijah se načeloma upošteva pravilo, da je podlaga temna, črke pa svetle. V manjših prostorih so lahko učinkovite tudi svetle podlage in temne črke.
  4. Posebej velja upoštevati vse navedeno pri prosojnicah tudi za velikost črk in naslovov, kar pa posebej prilagodimo prostoru, projektorju, platnu, publiki.
  5. Siceršnja (default) opcija PPT je glede velikosti črk zelo vredu. Neproblematično je tudi manjšanje do 20 pt za črke notranjega teksta. Pri prezentacija v malem prostoru z velikim platnom lahko uporabimo tudi manjše črke. *Uporabljamo polne fonte (npr. ariel, tahoma) in ne tankih npr. times.
  6. Pri pomembnejših prezentacijah na konferencah posebej poskrbimo za dobro vidljivost (svetle črke na temni podlagi, tipski krepki fonti, velike črke vsaj 20-24pt, omejeno število vrstic na stran ).
  7. Primerno, je da imamo prezentacijo tudi na svojem zaslonu, da ni potrebno neprenehoma obračati glave proč od publike z gledanjem projekcije. Gledamo torej monitor in predvsem publiko, le izjemoma samo projekcijo.
  8. S ppt prezentacijo gremo lahko nekoliko hitreje kot s prosojnicami.
  9. Pri pomembnejšem naštevanju velja upoštevati dinamične prikaze (slide-show); ni pa dobro pretiravati z dinamiko, npr. za vsak stavek posebej. V slide-show-u je primerno uporabiti opcijo »appear« in ne ostalih sofisticiranih načinov prikazovanja. Pri slide-show je primerno preveriti delovanje na računalniku, kjer poteka prezentacija. Učinki so namreč lahko drugačni kot pri našem domačem računalniku (posebej npr. zvok).
  10. Nadvse koristno je razdeliti »handout« prosojnic, posebej v obliki, da publika piše  nanje svoje komentarje. Pri tem uporabimo opcijo izpisa black/white in 6 prosojnic na stran. V določenih primerih je ugoden tudi izpis, ki pušča na desni prostor za komentarje.
  11. *Nujno je imeti predstavitev na dveh virih (npr. disketah, USB ali nekje na internetu, npr. gmailu), pa tudi sprintano na prosojnice ali poslane na email z Web dostopom. Vedno moramo biti pripravljeni na možnost, da tehnika na določeni točki odpove.
  12. Izjemno poživi prezentacijo, če v PPT uporabljamo (rdeče) obkrožitve ali  puščice (pointer), da pokažemo npr. kako pomembno številko v tabeli.
  13. Zahtevnejši uporabniki lahko izkoristijo opcijo HTML, ki omogoča drevesno strukturiranje predstavitve.
  14. *Na zadnji prosojnici se:
    • zahvalimo za pozornost
    • pozovemo k vprašanjem in komentarjem
    • navedemo svoj kontaktni naslov in (čim bolj enostaven) URL naslov, kjer je dosegljiv celotni PPT in morebitne ostale informacije.
  15. Zagotavljanje dostopa do naše prezentacije, našega emaila in do ostalih dodatnih informacij na internetu (seveda je primerno imeti enostaven URL naslov ali enostavno iskanje z iskalniki) je danes pravzaprav neprecenljivo. Osebe, ki jih naša zadeva zanima, bo tako imela vedno in povsod dostop do naše raziskave, ne da bi za to potrebovala napo prezentacijo arhivirati.

Še nekaj kratkih napotkov pred predstavitvijo prezentacije publiki

  • V začetku je treba brez momljanja in izpuščanja jasno povedati, kdo ste in za kaj se gre in kako paše ta prezentacija v celoten kontekst dogodka.
  • Kazalo in strukturo prezentacije se pove jasno in tehtno.
  • Zaključek mora biti posebej pompozen, jasen in razločen, predvsem pa naštudiran, kjer se povzame bistvo. Pa tudi, kako je to umeščeno v celoten kontekst, še enkrat. Končni priokus je zelo pomemben.
  • Če se le da, je primerno v toku prezentacije asociirati na sprotno dogajanje (kaj aktualne, kaka časopisna novica, kaka zgodba ali škandal, ki pretresa to področja, kaka misel ali ideja od predhodnih govornikov)
  • *Nobenih prosojnic ne sme biti, ki se jih samo preleti. Če ni časa ali ni pomembna, se izpusti.
  • *Prosojnic naj bo čim manj - le najbolj tehtne. Nobene odvečne - vse naj bodo enako intenzivne. Izogniti se je potrebno hitenju. V 5, 10, 15 se da povedati, kolikor se pač da. Nikakor pa se ne da stisniti 30 minutne predstavitve v 5 minut - v takem primeru se je treba nekaterim (mnogim) zadevam odreči in se osredotočiti na  bistvo, ki ga je treba posredovati z normalno hitrostjo.
  • Govoriti je treba počasi in razločno.
  • Nekje po nekaj minutah, ko se zadeva ogreje in se dobi občutek za publiko, je koristno (ni pa nujno, še posebej če je malo časa) dati en naštudirani zabavni vložek, in od takrat so dobrodošli tudi spontani dodatki. Ne pa tvegati na samem začetku s kako preveč naštudirano zgodbo, če niste 100% suvereni in samozavestni.

Esomar navodila za prezentacijo

Tehnične zahteve:

  • Vse prezentacije naj bodo narejene s programom Microsoft PowerPoint.
  • Pri pošiljanju morajo biti velike datoteke stisnjene (zazipane).
  • V prezentaciji se ne uporablja  neposrednih povezav na internetu, ampak se vključijo screen-shoti spletne strani.

Navodila za oblikovanje:

  • Omejiti je potrebno število predstavljeni podatkov na diapozitivu (slide-u) na čim manjše število besed. Ne več kot sedem besed na alinejo in ne več kot šest alinej v krepkem (bold) oblikovanju.
  • Omejiti je potrebno število slidov in jih prilagoditi časovnemu poteku prezentacije. Npr. ne več kot 30 slidov za 25 minut prezentacije.
  • Za boljšo vidljivost se uporabljajo kontrastne barve besedila in ozadja. Ne uporablja se belega ozadja, črno besedilo na belem ozadju ni berljivo. Temno modro ozadje z belimi/rumenimi krepkimi črkami je dobro berljivo.
  • Ne uporablja se pisave Times New Roman ali kakšne druge ne polne pisave, izogibati se je potrebno tudi vsem ne standardnim pisavam. Primerna pisava je Arial Bold z velikostjo vsaj 24pt.
  • Odmik robov od strani je vsaj 1 cm, da se prepreči skritje besedila med prezentacijo.
  • Izogibamo se preveč efektom pri prikazovanju besedila in ne uporabljamo zvočnih efektov.
  • Ne prikazujemo kompleksnih grafov ali tabel, razen če so nujno potrebni za ilustriranje problema. Grafi in kompleksne tabele niso berljivi z velike oddaljenosti.
  • Na slidih se ne uporablja logotov podjetij.

Celotna ESOMAR navodila za pripravo prezentacije (pdf, 338 KB)

Barry Wellman: Priporočila za pripravo prezentacije

Barry Wellman podaja naslednja priporočila glede priprave prezentacije:

  1. Med predstavitvijo stojimo;
  2. Govorimo in ne beremo;
  3. Prispevek mora biti viden in slišan;
  4. Obrnjeni smo proti občinstvu;
  5. Imejmo daljše prispevke;
  6. Diskusija naj bo po vsakem prispevku;

Poleg tega Wellman podaja tudi priporočila glede same izvedbe konferenc.

>>Celotna priporočila

Priporočila za sodelovanje na konferencah

Ugledana raziskovalka informacijske družbe dr. Hargittai je v dveh kolumnah orisala pomen udeleže na konferencah ter podala nekaj priporočil za mlajše raziskovalce in doktorske študente.

>>Eszter Hargittai: The Conference Scene

>>Eszter Hargittai: Conference Do 's and Don 't 's